Il Business Plan e Business Model per lo studio legale
Dopo la pandemia che ha accelerato un processo di trasformazione dell’attività forense già dal 2008, parlare di studio legale come una azienda e di avvocato come imprenditore non è più azzardato.
È sotto gli occhi di tutti quanto sta accadendo e le trasformazioni del settore professionale e del mercato. Abbiamo già avuto modo di parlare di mercato 4.0 e professioni 4.0 guardando tutto ciò dal punto di vista della trasformazione tecnologica, che diventa poi trasformazione organizzativa e di abitudini professionali, oltre che sociali.
Sono cambiati i luoghi della professione con lo smart working, il coworking, il cloud, il 5G; sono cambiati i tempi della professione con le videoconference, le udienze in video, il deposito telematico dei fascicoli, le notifiche digitali; è cambiata l’organizzazione interna dello studio, con nuove relazioni tra colleghi, nuovo concetto di lavoro in team, nuovo modo di far circolare le informazioni in studio e di condividere esperienze e formazione; è cambiato il modo di comunicare verso l’esterno, dove il passaparola diventa digitale, le relazioni vengono assorbite sempre più dai social, la visibilità è sui motori di ricerca e le relazioni si chiamano networking e le nuove conoscenze lead generation.
Ci sta, dunque, in questo mutato contesto parlare di Business Plan e Business Model per lo studio legale, esattamente come se ne parla per una azienda che svolge attività di impresa a fini d lucro.
Un tempo erano solo i grandi studi legali d’affari appartenenti al magic circle e poco più, a essersi dotati di strumenti di business fondamentali come i due citati. Il numero di studi legali organizzati in tal modo si potevano contare sulle dita delle mani, quando oggi il numero è in crescita esponenziale. Il perché di questo cambiamento? Per la semplice ragione che o fai così o rischi di scomparire da qui a pochi anni. Sappiamo tutti che l’avvocato è concentrato principalmente sulle scadenze degli atti, sulle udienze o poc’altro; tutto il resto viene in secondo piano e, a volte, non viene proprio. Ha sempre funzionato così e molti vogliono credere che continuerà a funzionare così.
Il cambiamento, però, oggi è arrivato di botto, forzatamente e la pandemia ha scoperchiato un problema di adeguamento della professione alla nuova società, che da tempo premeva alle porte.
A questo punto chiediamoci cos’è questo benedetto Business Plan e a cosa serve in uno studio legale.
IL BUSINESS PLAN
Letteralmente si intende il “piano di business”. È quel documento che, partendo dalla situazione attuale dell’organizzazione che intende sviluppare il proprio business, ne evidenzia punti di forza e debolezza, criticità, peculiarità e soprattutto risorse economiche e patrimoniali utili a sostenere il progetto imprenditoriale (o professionale) ipotizzato. Il business plan nasce inizialmente da esigenze informative legate a richieste di finanziamento, con lo scopo di dimostrare la sostenibilità economica e finanziaria del progetto di cui si chiede il finanziamento (tipicamente ad istituti di credito). L’obiettivo, quindi, era dimostrare la bontà del progetto, la sua sostenibilità e le potenzialità di sviluppo quale forma di investimento per chi vi volesse mettere soldi propri.
Il business plan oggi è un documento che si presta a più utilizzi: dal tracciare la strategia e poter mantenere la rotta, al forecast di spese e guadagni, alle valutazioni organizzative, alle valutazioni della concorrenza. Neanche a dirlo, è uno strumento assolutamente cucito su misura allo studio destinatario, è come una dieta, non si può seguire quella di un altro.
E IL BUSINESS MODEL?
Spesso Business Plan e Business Model vengono usati come sinonimi, ma così non è. Se con il business plan si va a valutare la sostenibilità economica del progetto, con il business model si va a creare un piano operativo di business, finalizzato a capire come muoversi nel mercato per ottenere i risultati sperati. Quali sono le caratteristiche del mio prodotto/servizio che mi distinguono sul mercato? Quali competitors ci sono al momento e quali punti di forza e debolezza presenta la mia offerta? Come proporrò i miei servizi? Dove? Con quali tempistiche? A chi? Perché? Queste alcune delle domande utili a formulare un modello di business, cioè lo schema che seguiremo per fare il nostro business. I due si integrano e completano a vicenda. Se facessimo un viaggio in barca, il business plan rappresenterebbe la mappa utile per tracciare la rotta da seguire, mentre il business model rappresenterebbe il vademecum del bravo skipper.
Il software che rende telematico lo studio legale: in cloud, semplice, multipiattaforma e sicuro.
A CHE SERVE IL BUSINESS PLAN?
Il business plan in uno studio legale serve a verificare innanzitutto la sostenibilità finanziaria di un progetto e quindi anche di una attività imprenditoriale o professionale. Per questa ragione, il business plan va stilato prima di cominciare un’attività o un progetto, in quanto rappresenterà le linee guida da seguire durante il percorso. Si andranno a stabilire i centri di costo e ricavo, le marginalità e profittabilità di una attività, le spese e i ricavi, i costi orari, i costi generali e tutto quanto serva per avere numeri, quantità, proiezioni e quindi avere sotto controllo l’andamento della situazione. Il controllo di gestione, invece, è quell’attività che viene fatta ex post: serve a sapere come stiamo attuando il business plan e se, quindi, stiamo procedendo secondo il piano oppure no, se il piano funziona e i conti stanno tornando. Tutto questo è utile farlo cammin facendo, per poter intervenire ad aggiustare il tiro.
Sono le tre le funzioni che possiamo sintetizzare del Business Plan:
- serve a fare la fotografia delle attuali risorse a disposizione e dei punti di forza e debolezza;
- serve a fare previsioni di spesa, incasso, margine;
- serve a tenere la rotta durante la navigazione.
Così come avremmo difficoltà ad orientarci durante un viaggio senza la cartina stradale, allo stesso modo fare business senza un Business Plan è come voler gestire la giornata senza l’orologio.
COME REALIZZARE IL BUSINESS PLAN?
Esistono diversi software per stilare Business Plan, oltre che fior fiore di società che di questa attività hanno fatto il loro business. Altra premessa è che il Business Plan fotografa la situazione di uno studio in un dato momento, quindi può variare da periodo a periodo. Detto in altro modo, ciò che vale oggi non è affatto detto che valga un anno dopo. Il business plan va quindi aggiornato e modificato (tecnicamente si parla di “revisione del business plan”) in funzione delle variazioni di mercato, dei prodotti e servizi offerti e delle risorse finanziarie disponibili.
Il documento di Business Plan va redatto per capitoli e voci, come l’indice di un libro. Si parte dalla descrizione sintetica dello studio, del proprio contesto, per poi passare alla descrizione del prodotto e servizio offerto.
La sezione previsionale è fondamentale, perché descrive quali operazioni e quando si faranno per realizzare il business, assegnando ai vari settori un budget di spesa con relative previsioni di guadagno. I settori in studio possono essere i dipartimenti, le sedi, gli of counsel, lo staff. Durante la navigazione la verifica dell’eventuale scollamento tra previsioni e realtà sarà importante per poter intervenire tempestivamente.
Se il Business Plan nelle aziende ha finalità finanziarie ed ha come principali destinatari eventuali finanziatori, nello studio professionale (almeno finché non si affermeranno le Stp) il business plan serve più che altro al management dello studio per pianificare le azioni strategiche da compiere.
LE VOCI DEL BUSINESS PLAN
Di solito è un executive summary ad aprire il Business Plan descrivendone in modo sintetico le azioni principali su cui si vuole condurre nel prossimo futuro la propria azione.
Seguono poi:
- la descrizione dell’organizzazione dello studio e la sua articolazione sul territorio;
- la descrizione dell’organigramma di studio;
- la descrizione delle aree di attività (practice) dello studio;
- la descrizione delle peculiarità che distinguono sul mercato lo studio dai competitors;
- il piano di marketing;
- il piano operativo;
- gli obiettivi di medio e lungo termine;
- le risorse finanziarie e la loro allocazione;
- le voci di spesa e i centri di spesa;
- il forecast di spese e guadagni;
- il piano finanziario.
E INFINE IL CONTROLLO DI GESTIONE
Il Business Model spesso fa parte integrante di un Business Plan. Parte economica e modello di business sono interconnessi. Spesso non basta avere BP e BM, perché serve un terzo strumento cugino dei primi due: il controllo di gestione. Ciò che serve, infatti, è verificare passo dopo passo che ciò che si è pianificato si realizzi, apportando modifiche conseguenti ad eventuali scostamenti.
Ciò che serve ancora di più è poi la disciplina, cosa che negli studi professionali è spesso sacrificata sotto l’altare della mole di lavoro, del ritmo frenetico e della mancanza di tempo. Disciplina vuol dire avere costanza e dedicare tempo ad analizzare i dati, interpretarli e agire di conseguenza.
Questi tre strumenti diventeranno nel prossimo futuro appannaggio di ogni studio legale, grande o piccolo che sia, in quanto le fondamenta di una organizzazione nuova, moderna ed efficiente.
