Servizio di Conservazione Cloud TeamSystem
ALLEGATO 2
ATTO DI DELEGA DA PARTE DEL
RESPONSABILE DELLA CONSERVAZIONE
Il Sottoscritto _______________________________________________, nato a ________________ il
__/__/____ codice fiscale ____________________________, in qualità di “Responsabile della
Conservazione” designato da ____________________________________, codice fiscale ______________
(il “Titolare dei Documenti”)
PREMESSO CHE:
• il Titolare dei Documenti (titolare dei documenti e soggetto obbligato della loro conservazione) ha
affidato la conservazione dei documenti a TeamSystem Service S.r.l., in quanto offre idonee
garanzie organizzative e tecnologiche per la conservazione dei propri documenti in conformità alla
normativa vigente;
• il Titolare dei Documenti è esclusivo responsabile delle fasi precedenti alla conservazione, ovvero
delle fasi di redazione, emissione, formazione, tenuta e generazione della copia dei documenti prima
del trasferimento dei Documenti al Servizio, oltre che del loro contenuto;
• il sistema di conservazione relativo al Titolare dei Documenti è gestito, in conformità al Decreto, da
un Responsabile della Conservazione designato dal Titolare dei Documenti stesso; il Responsabile
della Conservazione, ai sensi dell’art. 6, comma 6, del Decreto, delega, sotto la propria
responsabilità, tutto lo svolgimento del processo di conservazione e delle attività previste a
TeamSystem Service S.r.l.. Il Responsabile della conservazione, così individuato nel presente “Atto
di Delega”, per coerenza ed omogeneità, assume la responsabilità anche per altri documenti del
Titolare dei Documenti conservati da TeamSystem Service S.r.l. e relativi all’eventuale attivazione
dell’altro servizio denominato Servizio Web Fattura Elettronica TeamSystem;
• nel caso in cui il Titolare dei Documenti sia una pubblica amministrazione, il ruolo del responsabile
della conservazione deve essere svolto da un dirigente o da un funzionario formalmente designato, ai
sensi dell’art. 7, comma 3, del Decreto;
• il Responsabile della Conservazione dichiara di aver preso visione e di accettare integralmente le
“Condizioni generali di Contratto del Servizio di Conservazione Cloud TeamSystem”;
TUTTO CIÒ PREMESSO
conferisce a TeamSystem Service S.r.l. l’incarico di Delegato Conservatore ai sensi dell’art. 6, comma 6,
del Decreto, affinché provveda all’esecuzione del processo di conservazione dei documenti del Titolare dei
Documenti trasferiti al sistema di conservazione in conformità alla normativa vigente e secondo le specifiche
e le condizioni concordate, in particolare secondo quanto riportato nel Manuale della Conservazione e nella
Scheda Servizio. Tale delega è valida anche per altri documenti del Cliente conservati da TeamSystem
Service S.r.l. e relativi all’eventuale attivazione dell’altro servizio denominato Servizio Web Fattura
Elettronica TeamSystem.
Con il presente atto, il Responsabile della Conservazione delega a TeamSystem Service S.r.l. tutti i seguenti
compiti, in coerenza con l’art. 7 del Decreto:
a) definire le caratteristiche e i requisiti del sistema di conservazione in funzione della tipologia dei
documenti da conservare, della quale tiene evidenza, in conformità alla normativa vigente;
b) gestire il processo di conservazione e garantirne nel tempo la conformità alla normativa vigente,
delegando ed autorizzando l’apposizione della firma digitale sul pacchetto di archiviazione o sugli altri file
Servizio di Conservazione Cloud TeamSystem
firmati nel processo di conservazione al Responsabile del Servizio di Conservazione e/o ai delegati
operativi a ciò designati dal Delegato Conservatore TeamSystem Service Srl;
c) generare il rapporto di versamento, secondo le modalità previste dal manuale di conservazione;
d) generare e sottoscrivere il pacchetto di distribuzione con firma digitale, come descritto nel manuale di
conservazione;
e) effettuare il monitoraggio della corretta funzionalità del sistema di conservazione;
f) assicurare la verifica periodica, con cadenza non superiore ai cinque anni, dell’integrità degli archivi e
della leggibilità degli stessi;
g) al fine di garantire la conservazione e l’accesso ai documenti informatici, adottare misure per rilevare
tempestivamente l’eventuale degrado dei sistemi di memorizzazione e delle registrazioni e, ove necessario,
per ripristinare la corretta funzionalità; adottare analoghe misure con riguardo all’obsolescenza dei formati;
h) provvedere alla duplicazione o copia dei documenti informatici in relazione all’evolversi del contesto
tecnologico, secondo quanto previsto dal manuale di conservazione;
i) adottare le misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del sistema di conservazione ai sensi dell’art.
12 del D.P.C.M. 3 dicembre 2013;
j) assicurare la presenza di un pubblico ufficiale, nei casi in cui sia richiesto il suo intervento, garantendo allo
stesso l’assistenza e le risorse necessarie per l’espletamento delle attività al medesimo attribuite;
k) assicurare agli organismi competenti previsti dalle norme vigenti l’assistenza e le risorse necessarie per
l’espletamento delle attività di verifica e di vigilanza;
l) provvedere, per gli organi giudiziari e amministrativi dello Stato, al versamento dei documenti conservati
all’archivio centrale dello Stato e agli archivi di Stato secondo quanto previsto dalle norme vigenti;
m) predisporre il manuale di conservazione del Conservatore l’aggiornamento periodico in presenza di
cambiamenti normativi, organizzativi, procedurali o tecnologici rilevanti.
Timbro/data e firma
del Responsabile della Conservazione
Servizio di Conservazione Cloud TeamSystem
Informativa e consenso al trattamento dei dati personali
Ai sensi dell’articolo 13 del Decreto Legislativo n. 196/2003 (“Codice della Privacy”), TeamSystem
Service informa il Responsabile della Conservazione che i suoi dati personali, forniti al momento della
sottoscrizione del presente atto di delega e per tutta la durata della stesso, saranno trattati con mezzi manuali
e automatici, con finalità di (i) dare corretta esecuzione alla delega e al Contratto tra TeamSystem Service e
il Titolare dei Documenti (ii) adempiere obblighi di legge, contabili e fiscali (iii) per scopi di marketing, ivi
inclusa la profilazione della clientela, e pubblicità, invio di materiale promozionale, analisi statistica,
rilevazione del grado di soddisfazione, indagini di mercato.
Il conferimento di dati richiesto per le finalità di cui ai punti (i) e (ii) è obbligatorio e l’eventuale rifiuto di
fornirli comporta l’impossibilità per TeamSystem Service di svolgere le attività richieste per la conclusione e
l’esecuzione della delega e del Contratto. Il conferimento per i trattamenti di cui al punto (iii) è facoltativo e
l’eventuale rifiuto può solo impedire l’esecuzione di tali ulteriori attività senza ulteriori conseguenze.
Potranno venire a conoscenza dei dati personali del Responsabile della Conservazione gli incaricati del
trattamento appositamente nominati da TeamSystem Service, comprendenti, a titolo esemplificativo, ma non
esaustivo, addetti di segreteria interni, incaricati della contabilità e fatturazione, addetti alla
commercializzazione di beni e servizi, gli incaricati della gestione e manutenzione dei sistemi di
elaborazione, gli incaricati ai servizi di assistenza, addetti di società terze alle quali è affidata la fornitura di
talune prestazione, Partner con cui TeamSystem Service collabora e, in generale, chiunque sia coinvolto per
la parte di competenza. I dati non saranno oggetto di diffusione a terzi, tuttavia, potranno essere comunicati a
terzi al fine di adempiere ad obblighi di legge o di contratto nonché a società appartenenti al gruppo
TeamSystem (il”Gruppo”) - anche per finalità di profilazione e marketing - ovvero collegate ai sensi
dell'articolo 2359 del codice civile, a società con sede anche in un Paese non appartenente all'Unione
Europea ovvero a soggetti terzi di cui le società del Gruppo si avvalgono nell’esercizio delle proprie attività,
nei limiti in cui ciò sia necessario all’esercizio delle attività di TeamSystem Service e del relativo Gruppo. Il
titolare del trattamento dei dati personali è TeamSystem Service. Il responsabile del trattamento dei dati
personali è Fulvio Talucci, privacy@teamsystem.com, Via Martiri della Repubblica Partenopea 2, 86025
Ripalimosani (CB). Al Responsabile della Conservazione sono riconosciuti i diritti di cui all’art. 7 del d.
lgs. 196/2003 in particolare, il diritto di accedere ai propri dati personali, di chiederne la rettifica,
l’aggiornamento e la cancellazione, se incompleti, erronei o raccolti in violazione della legge, di ottenere
informazioni circa i responsabili del trattamento e i soggetti a cui i dati possono essere comunicati, nonché di
opporsi al loro trattamento per motivi legittimi rivolgendo le richieste al Titolare del trattamento per posta o
per fax, indicando sulla busta o sul foglio la dicitura “Inerente alla Privacy”, o inviando un’e-mail
all’indirizzo privacy@teamsystem.com.
Il Responsabile della Conservazione, presa visione dell’informativa sul trattamento dei dati personali di cui
sopra, presta il consenso al trattamento dei propri dati personali, ivi compresa la comunicazione, per la
finalità di dare corretta esecuzione al Contratto per il Servizio Conservazione Cloud TeamSystem, alla
presente delega e agli obblighi di legge ad essi connessi.
Il Responsabile della Conservazione, presta inoltre il consenso al trattamento dei propri dati personali per
finalità di marketing, ivi inclusi la profilazione e l’invio di materiale promozionale, nonché a fini di analisi
statistica, rilevazione del grado di soddisfazione e indagini di mercato SÌ □ NO □
Timbro/data e firma
del Responsabile della Conservazione